Effektivitetskurvor

Genom en en unik komponent som vi valt att kalla effektivitetskurvor får ni inte bara löpande information om de aktuella resultatutfallen ni får också information om resultatens värdeskapande effekt. D.v.s. de konsekvenser så väl positiva som negativa som resultaten bidragit till.  

Genom att alla får tillgång till även denna information kan den begränsade mängden tid och energi som finns till förfogande, systematiskt investeras i den områden där de gör mest nytta (skapar stört värden).

När vi i våra organisationer väljer att använda våra begränsade resurser på ett medvetet och planerat sätt, gör vi dessa val utifrån en värdering om den nytta som dessa aktiviteter anses ha för verksamheten. Vissa aktiviteter och resultat anses ha en större värdeskapande förmåga än andra. Vi prioriterar och dessa prioriteringar bygger på värderingar.

Problemet har alltid varit att komma överens om och kommunicera hur och varför dessa prioriteringar gjorts. Och inte minst att gå från beslut till handling i enlighet med fastställda prioriteringar.

Ett annat faktiskt problem som uppstår i samband med traditionellt prioriteringsarbete är det faktum att dessa prioriteringar inte blir flexibla och situationsanpassade. Detta på grund av att man traditionellt betraktat prioriteringarna som linjära funktioner. I realiteten är de sällan linjära.

Lika mycket mer är inte alltid lika mycket bättre.

Att resultatutfall är ickelinjära är snarare regel är undantag. Vid vissa intervall har vi en tilltagande nyttoeffekt och i andra en avtagande nyttoeffekt. Ibland kan mer också vara sämre.

Det finns ytterligare en anan vickig dimension att ta hänsyn till, vilket oftast också förbisets vid ett traditionellt prioriteringsarbete. Det faktum att en prioritering kan ha sin grund i de positiva, respektive negativa effekter som ett resultatutfall kan ge. Ett resultatutfall kan vara viktigt och högt prioriterat beroende på att det kan tillföra stora positiva effekter för verksamheten. Men det kan också vara viktigt på grund av att det kan tillföra stora negativa effekter. Oftast har man nöjt sig med att deklarera att en sak är viktig utan att kommunicera varför den anses vara viktig. 

För att kunna hantera ett prioriteringsförfarande rätt måste alla vara överens om vilka effekter (positiva och negativa) som rådande resultatutfall givit verksamheten. Men också hur stora positiva och negativa effekter som en förbättring eller en försämring i förhållande till nuvarande tillstånd ger. 

Med hjälp av effektivitetskurvor kan alla dessa betydelsefulla aspekter hanteras, visualiseras och kommuniceras.Vilket är en förutsättning för en verksamhet som vill gå från beslut till handling och optimera sin förmåga att använda sina tillgängliga resurser och nå sina mål.

Här nedan beskriv ett enkelt exempel på en effektivitetskurva.I det är fallet värdet av att komma i tid till ett viktigt möte.Vi tänker oss att det viktiga mötet är en anställningsintervju. Du har sökt en tjänst och blivit kallad till en intervju klockan 09.00. Det är viktigt för dig att komma i tid, och anledningen till detta är att tiden i detta fall kan medföra positiva eller negativa konsekvenser för dig. 

Och så är också fallet med de flesta resultat som vi väljer att mäta och följa upp. De är viktiga och prioriterande därför att de kan ha såväl positiva som negativa konsekvenser beroende på utfall.Vissa har övervägande negativa klonsekvenser och är därför viktiga att ha koll på, andra kan ge stora positiva effekter och är därigenom också betydelsefulla för verksamheten.

.Om vi nu tittar närmare på fallet ”anställningsintervjun” så kan vi mäta när du kom till intervjun. Vi har två extremer, du är där klockan 10.00 (-60) en hel timma försenad, en annan extrem, du är där en timma före utsatt tid, redan klockan 08.00 (+60). Mellan dessa två poler har vi klockan 09.00 då du förväntas vara på plats. Om du kommer 09.00 har du gjort en förväntad insats. Konsekvensen av denna insats är varken positiv eller negativ (effekten är noll).  

Så är också fallet med de resultat som vi mäter i våra verksamheter, även om vi vanligtvis inte hanterat dem så. Vi har ett bästa tänkbara utfall och ett sämsta tänkbara utfall och ett utfall som är godtagbart. Ett godtagbart resultat betyder att detta resultat inte medfört några positiva effekter, men inte heller några negativa för verksamheten. Vi kallar detta ett nollvärde.

När vi tittar närmare på effektivitetskurvan för ”anställningsintervjun” ser vi att effekten av att komma för sent inte är linjär. Vi har en stor och snabb negativ effekt mellan intervallet -1 minut och -15 minuter. Vilket betyder att merparten av den negativa effekten uppträder vid det faktum att du inte kunde hålla tiden. Mellan intervallet -15 minuter och -45 minuter uppstår en fortsatt negativ effekt, även om den nu inte är lika dramatisk. Vi kan också med ledning av kurvans utseende konstatera att vi vid -45 min försening redan nått en maximal negativ effekt (-100). De sista 15 min som återstår till en hel timas försening är verkningslösa (45 min försening eller 60 min försening är lika illa).

 Samma sak gäller resultat, både kvantitativa och kvalitativa sådana som vi har i våra resultatuppföljningssystem. Dessa resultat är i praktiken oftast inte linjära, de kan ha en avtagande eller tilltagande effekt beroende på var på skalan vi befinner oss.

Vi kan också konstatera genom att se på effektivitetskurvan att värdet av att komma före utsatt tid (09.00) är litet men ändå existerande (+20). Genom att komma lite före utsatt tid kan vissa positiva effekter nås. Att däremot komma allt för tidigt (kl 08.00) ger negativa effekter (-20). Att relationerna mellan tid och konsekvenser ser ut på det ovan beskrivna sättet vad gäller en anställningsintervju situation håller den absoluta merparten av Svenskar med om. Anledningen till detta är att kurvan visualiserar en värderingsgrund som delas av individer med en gemensam kulturell bakgrund. På samma sätt är det också viktigt att en organisation har en gemensam värderingsgrund kring vilken betydelse olika insatser och resultat har för verksamheten. Våra värderingar styr vårt handlande.

Ledning handlar om styrning och styrning handlar om värderingar. Med hjälp av gemensamt utarbetade effektivitetskurvor kan en organisation visualisera och kommunicera verksamhetens värderingar/prioriteringar och därigenom nå en fungerande ledning och styrning.

Med hjälp av effektivitetskurvorna kan också de olika resultatutfallen summera till delindex och ett totalindex för verksamhetens samlade värdeskapande förmåga över tid. Verksamheten får därigenom möjlighet att se och uttala sig om:

 – Har vår samlade värdeskapande förmåga ökat eller minskat över tid?